Polityka prywatności

1. Zakres

Dokument dotyczy serwisu crm.grupa-abs.pl oraz aplikacji mobilnej Grupa ABS VoIP (pl.grupaabs.voipai). Narzędzia służą upoważnionym pracownikom i współpracownikom do obsługi relacji z klientami, zadań oraz połączeń. Konta tworzy administrator organizacji; aplikacja nie oferuje samodzielnej rejestracji.

2. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Grupa ABS Adrian Sadowski. Kontakt w sprawach prywatności i realizacji praw: biuro@grupa-abs.pl. Adres siedziby: ul. Jana Kilińskiego 86, 42-218 Częstochowa. Jeżeli dane dotyczą relacji z inną spółką obsługiwaną w CRM, jej rolę i zasady przetwarzania określa informacja przekazana w ramach tej relacji; dostęp do wspólnego systemu nie oznacza automatycznie udostępnienia danych wszystkim spółkom.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Dane konta obejmują imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, identyfikator użytkownika, przypisany numer telefoniczny lub SIP i uprawnienia. Dane w CRM mogą obejmować dane firm i osób kontaktowych, adresy, numery telefonu, korespondencję, informacje o umowach, terminach, zadaniach i historii obsługi. Pochodzą od użytkowników, pracodawcy lub organizacji udzielającej dostępu, klientów i ich przedstawicieli oraz z używanych integracji i jawnych rejestrów firm.

Telefonia przetwarza dane potrzebne do zestawienia połączenia, numery i adresy SIP, czas, długość i wynik rozmowy oraz strumień głosu. Komunikacja może obejmować wiadomości i przesłane przez użytkownika załączniki. Infrastruktura przetwarza adres IP, informacje o urządzeniu i wersji oprogramowania, identyfikatory sesji, tokeny powiadomień i dzienniki techniczne.

4. Cele i podstawy prawne

Uwierzytelnianie, nadawanie dostępu, współpraca służbowa, obsługa klientów i utrzymanie systemu służą prawnie uzasadnionym interesom administratora: organizacji pracy, komunikacji i bezpieczeństwu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Obowiązki wynikające z przepisów, w tym dokumentacyjne i księgowe, realizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń opierają się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli określona funkcja lub komunikacja wymaga zgody, jest ona uzyskiwana odrębnie; można ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Podanie danych niezbędnych do identyfikacji i komunikacji jest warunkiem korzystania z odpowiednich funkcji. Odmowa dostępu do mikrofonu uniemożliwi rozmowy głosowe, ale nie oznacza zgody na inne wykorzystanie danych.

5. Telefon, kontakty i powiadomienia

Mikrofon służy rozmowom i funkcjom głosowym. Dostęp do kontaktów urządzenia, aparatu, zdjęć lub plików zależy od używanej funkcji i uprawnień systemowych. Uprawnienia można zmieniać w ustawieniach urządzenia. Kontakty pracowników pobierane są z CRM zgodnie z dostępem użytkownika. Dane logowania i sesji są przechowywane w zabezpieczonym magazynie systemowym urządzenia; wylogowanie kończy dostęp do konta.

Apple Push Notification service obsługuje powiadomienia, w tym wybudzenie aplikacji dla rozmowy przychodzącej. W tym celu używane są tokeny urządzenia i dane techniczne powiadomienia. Jeżeli użytkownik sam doda konto innego operatora SIP, operator ten przetwarza dane połączeń według własnych zasad.

6. Asystent AI i transkrypcje

Podczas rozmowy z asystentem AI głos jest przesyłany do usługi Google Gemini w celu rozpoznawania wypowiedzi i generowania odpowiedzi. CRM zapisuje transkrypcję części rozmowy z AI, jej podsumowanie i informacje o przekazaniu. Uprawniony pracownik może zapoznać się z tą historią przy przejęciu rozmowy. Po skutecznym przekazaniu do pracownika ten moduł AI zostaje odłączony i nie transkrybuje dalszej rozmowy z człowiekiem. Ewentualne korzystanie z osobnych funkcji nagrywania wymaga odpowiedniej informacji i podstawy prawnej; nie należy utożsamiać transkrypcji z nagrywaniem wszystkich połączeń.

Nie podawaj asystentowi haseł, danych kart płatniczych ani informacji szczególnie wrażliwych. Odpowiedzi AI mogą być błędne i wymagają weryfikacji. Asystent wspiera obsługę; nie podejmuje samodzielnie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę.

7. Odbiorcy i przetwarzanie poza EOG

Dostęp otrzymują upoważnione osoby stosownie do swoich zadań oraz dostawcy usług niezbędnych do działania systemu: hostingu, utrzymania, telefonii, poczty, powiadomień Apple i przetwarzania głosu przez Google. Dane mogą być przekazane organom uprawnionym na podstawie przepisów. Korzystanie z globalnych dostawców może wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Podstawę takiego przekazania muszą stanowić odpowiednie mechanizmy rozdziału V RODO, w szczególności decyzja o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowe klauzule umowne. Informację o zabezpieczeniach dotyczących konkretnej usługi można uzyskać od administratora.

8. Okres przechowywania

Dane konta przechowujemy przez okres uzasadnionego dostępu, a następnie w zakresie potrzebnym do bezpieczeństwa, rozliczeń i roszczeń. Dane umów i dokumentów przechowujemy przez wymagane prawem okresy. Historia kontaktów, zadania i transkrypcje są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi sprawy i uzasadnionych roszczeń. Dzienniki i kopie zapasowe podlegają cyklom utrzymania infrastruktury. Usunięcie konta nie oznacza automatycznie usunięcia dokumentacji klienta, do której przechowywania istnieje odrębna podstawa. Dokładny zakres i kryteria dla swojej sprawy można ustalić z administratorem.

9. Twoje prawa

W granicach przewidzianych przepisami przysługują prawa dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Zgodę można wycofać. Wniosek należy wysłać na adres kontaktowy administratora; możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Można także złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

10. Pliki cookie i bezpieczeństwo

CRM korzysta z mechanizmów sesji i plików cookie potrzebnych do logowania i ochrony konta. Ta strona polityki jest dostępna bez logowania. Ograniczenie koniecznych plików cookie może uniemożliwić korzystanie z CRM. Dane podlegają kontroli dostępu zgodnej z uprawnieniami; użytkownicy powinni chronić urządzenie i nie udostępniać swoich danych logowania.

11. Zmiany dokumentu

Aktualna wersja będzie dostępna pod adresem https://crm.grupa-abs.pl/polityka-prywatnosci. Data aktualizacji pozwala rozpoznać obowiązującą treść.